Krav til ukentlig rapport at regningsarbeid

Ikke sendt ukentlige oversikter? Det kan være katastrofalt for betaling.

Her om dagen ble vi kontaktet av en klient som var rimelig stresset. Han fikk nemlig en ordentlig overraskelse i sluttoppgjøret.

Etter overtakelse av prosjektet sa byggherren til entreprenøren at entreprenøren ikke kom til å få betalt for alle kostnadene han hadde hatt for regningsarbeidene i prosjektet.

Det viste seg nemlig at entreprenøren hadde glemt å sende ukentlige oversikter over kostnaden sine. Da sa byggherren at entreprenøren bare kunne glemme full betaling, byggherren mente at regningsarbeidene skulle vært mye billigere.

Dette var en alvorlig knipe for entreprenøren, men hvordan i all verden kunne byggherren si dette?

Vi forklarer!

Entreprenør må sende ukentlige oversikter for regningsarbeid

Kort fortalt: Alle kontrakter basert på NS 8405 og NS 8407 har en bestemmelse som gir entreprenøren en plikt til å gi ukentlige oversikter over alle påløpte kostnader for regningsarbeid.

Oversikten må inkludere en oversikt over materialkostnader og tidsforbruk på mannskap og maskin. I NS 8407 fremgår dette i pkt. 30.3.1, mens det for NS 8405 står i pkt. 31.4.

Hva skjer om du ikke overholder fristen til å sende denne oversikten hver uke?

Da er standarden knallhard mot deg som entreprenør. Da slipper byggherren unna med å kun betale de kostnadene som han «måtte forstå» at du ville hatt med å gjøre arbeidene.

Hva betyr det at byggherren kun trenger å betale de kostnadene han «måtte forstå» du ville ha?

Det er ingen fast definisjon på dette, og resultatet varierer både ut fra hvor profesjonell byggherren her og hvor godt orientert han har vært om hvilket arbeid som har vært gjort.

Rettspraksis viser likevel at du som entreprenør risikerer å få barbert kravet ditt ganske mye om du ikke sender ukentlige oversikter over medgåtte kostnader.

I en sak for Eidsivating lagmannsrett (LE-2017-113189) ble entreprenøren sitt krav redusert fra MNOK 33,5 til MNOK 28, med andre ord en reduksjon på omtrent 17 %.

Det er få entreprenører som jevnlig har en margin på over 17 %. Med andre ord reduserer du å måtte jobbe «på dugnad» for byggherren, rett og slett fordi at marginen din forsvinner, om kravet ditt blir redusert fordi at du ikke har sendt ukentlige oversikter.

Når blir manglende oversikter for regningsarbeid et problem?

Vi ser veldig ofte at dette blir et tema i sluttoppgjøret i saker der en diskuterer regningsarbeid etter NS 8405 eller NS 8407 Den typiske situasjonen er at entreprenøren har sendt et krav om vederlagsjustering på grunn av en endring, mens byggherren avslår denne.

Entreprenøren må da fortsette å utføre arbeidet på grunn av den såkalte «hoppeplikten» NS-standardene har.

I sluttoppgjøret begynner partene da å diskutere endringsmeldingene som har blitt sendt underveis i prosjektet, og plutselig sier at byggherren at entreprenøren da uansett kun har krav på det byggherren «måtte forstå» fordi at entreprenøren ikke har sendt ukentlige oversikter.

Dette skjer ofte og dessverre blir det brukt som et forhandlingskort i sluttoppgjøret.

Entreprenør – vit dette om dokumentasjon for regningsarbeid

Regningsarbeid i NS 8405 og NS 8407 har altså en knallhard regel for hvilken dokumentasjon du må sende. Så hva betyr dette for deg som entreprenør?

Kort fortalt betyr at det at dokumentasjon er nøkkelen. Selv om byggherren ikke har bedt om det bør du altså sende ukentlige oversikter over alle medgåtte kostnader for regningsarbeid.

Da slipper du å få en overraskelse fra byggherren i sluttoppgjøret og å risikere å måtte jobbe «på dugnad» for byggherren.

(Vil du vite én ekstra grunn for hvorfor du bør sende ukentlige oversikter? Trykk her!)

Her kommer noen tips til hvordan du kan unngå å havne i entreprenørfella for regningsbeid etter NS 8405 og NS 8407:

Legg inn en automatisk påminnelse i Outlook (eller på mobilen din) klokken 09.00 hver fredag om at alle ansatte må huske å levere timelister eller evt. faktura for kjøp senest klokken 12.00 på dagen. Send mailen til alle ansatte
Etter at du har fått timelister og fakturaer fra de ansatte, så legger du dette inn i en Excel-liste og sender til byggherren fredag klokken 15.00
Legg inn en ekstra påminnelse om å sende oversikten senest fredag klokken 16.00 (det er fort gjort å glemme noe i løpet av arbeidsdagen, så en ekstra påminnelse skader aldri)

Tipsene ovenfor kan virke nokså banale og åpenbare. Men når det er sagt har vi fortsatt til gode å se en sak hvor denne fristen har blitt fulgt helt slavisk av entreprenøren.

Det sier litt om hvor mye du har å hente om du husker fristen!

PS: Har du fått med deg at Entreprisekontoret.no har et gratis nettkurs om hva du må huske på i et byggeprosjekt med endringsarbeider? Klikk her og ta en kikk!