Sist oppdatert: 30-07-2026 Annonsørinnhold

Ett system på byggeplassen og kontoret

Bygg- og anleggsbedrifter produserer store mengder informasjon hver eneste dag.

Timer skal registreres. Maskiner og materiell skal knyttes til riktig prosjekt. Avvik, RUH, sjekklister og utført arbeid må dokumenteres. Prosjektledelsen trenger løpende oversikt, mens administrasjonen må ha oppdatert grunnlag for lønn, fakturering og økonomioppfølging.

Når informasjonen fordeles mellom papir, regneark, e-post, bilder og flere separate systemer, øker risikoen for mangler, feilregistreringer og dobbeltarbeid.

SmartDok samler all datafangsten i én løsning utviklet for bygg- og anleggsbransjen. Informasjonen registreres hvor arbeidet utføres og blir tilgjengelig for prosjektledelse og administrasjon uten at de samme opplysningene må deles flere ganger.

SmartDok er utviklet for å fungere både på mobil, nettbrett og PC. Det gjør at den som utfører arbeidet, prosjektlederen og administrasjonen kan bruke den samme informasjonen til ulike oppgaver.

Enkel registrering gir bedre datagrunnlag

Et digitalt system har liten verdi dersom det er for komplisert til å bli brukt ute på byggeplassen.

Derfor er SmartDok utviklet med lav terskel for registrering ute i feltet. Timer, bilder, skjemaer, avvik og annen dokumentasjon kan sendes inn direkte fra mobilen mens arbeidet pågår.

- Når du først har sett verdien av å digitalisere, skjønner du raskt at penn og papir ikke fungerer i nærheten så godt, sier gründer og daglig leder Bjørn Tore Hagberg

Enkel registrering handler ikke bare om brukeropplevelse. Når det er lett å levere informasjonen øker også sannsynligheten for at timene blir ført, avvikene blir meldt og arbeidet dokumentert på riktig prosjekt.

Det gir et bedre datagrunnlag for dem som skal godkjenne timer, følge prosjektøkonomien, kjøre lønn eller utarbeide fakturagrunnlag.

-Har du først sett verdien av å digitalisere, så skjønner du at penn og papir ikke fungerer i nærheten så godt. Gründer og daglig leder i SmartDok, Bjørn Tore Hagberg. Foto: SmartDok

Timeregistrering knyttet til riktig prosjekt

Timeregistrering er en av kjernefunksjonene i SmartDok.

Ansatte kan registrere arbeidstid, fravær, aktiviteter og aktuelle tillegg direkte fra mobilen. Timene knyttes til riktig prosjekt og kan deretter kontrolleres, og godkjennes digitalt.

Systemet kan også automatisere beregningen av overtid og tillegg basert på bedriftens oppsett, og de registrerte timene.

For administrasjonen gir dette et mer strukturert grunnlag for:

• Lønnskjøring
• Fakturering
• Prosjektoppfølging
• Kostnadskontroll
• Etterkalkulasjon
• Dokumentasjon overfor kunden

Når registreringen skjer fortløpende, reduseres også risikoen for at timer blir glemt eller registrert på feil prosjekt.

Fra registrerte timer til bedre prosjektøkonomi

Timeregistrering har størst verdi når dataene brukes videre.

SmartDok samler timer, maskinkostnader, vareforbruk, leverandørfakturaer og andre prosjektdata slik at prosjektleder og administrasjon lett kan følge totaløkonomien i hvert enkelte prosjekt.

Prosjektoversikten kan brukes til å sammenligne registrert arbeid og forbruk med prosjektets priser, og fakturagrunnlag. Det gjør det enklere å oppdage avvik før prosjektet er avsluttet.

HMS og kvalitet dokumenteres i mobilen

Systematisk HMS- og kvalitetsarbeid krever at rutiner ikke bare finnes i en perm, men faktisk brukes og dokumenteres ute i prosjektene.

SmartDok samler HMS/KS-funksjoner i samme app som de ansatte allerede bruker til timer og prosjektinformasjon.

Løsningen omfatter blant annet:

• Rapportering av avvik og kvalitetsavvik
• Rapportering av uønskede hendelser, RUH
• Sikker jobb-analyse, SJA
• Risikovurderinger
• Vernerunder
• Internkontroll
• Sjekklister og egenkontroller
• Observasjoner og tiltak
• HMS-håndbok
• Bilde- og signaturdokumentasjon
• Malbibliotek og skjemabygger
• HMS- og kvalitetsplaner

Bedriften kan bruke eksisterende skjemaer eller utvikle egne sjekklister tilpasset fag, prosjekt og oppdragsgiver.
Bilder kan knyttes direkte til prosjektet og den aktuelle registreringen. Det gir en bedre sammenheng mellom det som rapporteres, hvor det skjedde og hvilke tiltak som er gjennomført.

- Vi har ingen å miste

HSE Manager Evy Olsen har gjennom flere år løftet frem betydningen av at HMS-verktøyene må fungere for dem som faktisk utfører arbeidet:

-Vi har ingen å miste og godt arbeid med HMS kan forebygge tragiske ulykker i alle bransjer. 

Når terskelen for å rapportere en hendelse eller risikofylt situasjon er lav, får bedriften bedre innsikt i hva som skjer ute i prosjektene.

Det gjør det mulig å oppdage gjentakende problemer, følge opp tiltak og bruke erfaringene til å forebygge nye hendelser også på andre prosjekter. 

– Et godt digitalt HMS-system trekkes nå frem som et viktig tiltak for bærekraft. Ved å ta i bruk et effektivt digitalt verktøy for HMS i hverdagen forebygges skader og ulykker. HMS rådgiver Evy Olsen. Foto: SmartDok

AI gir raskere oversikt over avvik og RUH

SmartDok har tatt i bruk kunstig intelligens for å gjøre informasjonen i HMS- og kvalitetsarbeidet enklere å analysere.

AI-funksjonen kan gå gjennom innrapporterte RUH-er og kvalitetsavvik og lage sammendrag av registreringene. Den kan også identifisere mønstre og gi raskere oversikt over hvilke områder eller hendelser som går igjen.

For HMS-ledelsen vil dette redusere tiden som brukes på manuell gjennomgang av store mengder rapporter.

Målet er ikke å erstatte den faglige vurderingen, men å gjøre det enklere å:

• Sammenstille registrerte hendelser
• Oppdage tilbakevendende utfordringer
• Prioritere forebyggende tiltak
• Forberede møter og rapportering
• Dele innsikt med ledelse og prosjektorganisasjon

AI-analysen bygger på data som allerede er registrert i SmartDok. Verdien av analysen avhenger derfor fortsatt av at ansatte rapporterer hendelser, avvik og observasjoner på en god måte.

Tegninger og dokumentasjon

Dokumentasjon må være tilgjengelig for dem som trenger den, når de trenger den.

Med Dokumentsenteret i SmartDok kan bedriften samle blant annet tegninger, beskrivelser, prosedyrer, HMS-dokumenter og annen prosjektinformasjon.

Dokumentene blir tilgjengelige i samme app som de ansatte bruker til timer, sjekklister og annen prosjektregistrering.

Elektroniske mannskapslister på byggeplassen

SmartDok har løsninger for elektroniske mannskapslister og registrering av hvem som befinner seg på bygge- og anleggsplassen.

Arbeidstakere kan sjekke inn og ut gjennom appen eller andre støttede registreringsløsninger. Prosjektledelsen får dermed en løpende oppdatert oversikt over hvem som er registrert på byggeplassen.

Systemet har også en oppsamlingsliste som kan brukes ved evakuering eller andre nødsituasjoner. Den gjør det mulig for administrator, prosjektadministrator eller bas å få rask oversikt over hvem som befinner seg på arbeidsplassen.

Eksterne aktører kan ved behov få avgrenset innsyn i mannskapslistene for utvalgte prosjekter. Derfor kan SmartDok også kobles opp mot HMSREG.

Kontroll på maskiner, service og utstyr

For maskinentreprenører og andre bedrifter med mye utstyr er oversikt over maskinparken en viktig del av både økonomi, drift og dokumentasjon.

SmartDok har et digitalt maskinregister hvor bedriften kan samle informasjon om maskiner, kjøretøy og annet utstyr.

Maskintimer kan registreres på riktig maskin og prosjekt. Dermed blir det enklere å dokumentere hva maskinen er brukt til å inkludere kostnaden i prosjektoppfølging og fakturagrunnlag.

Systemet kan også brukes til å følge opp:

• Service og vedlikehold
• Feil og driftsavvik
• Kontrollfrister
• Dokumenter og sertifikater
• Maskintimer
• Kostnader
• Klima- og miljødata
• Plassering og tilhørighet

Verktøyoversikten gir på samme måte kontroll over hvilket utstyr bedriften har, hvem som disponerer det og hvor det hører til.

Dette kan redusere tiden som brukes på å lete etter utstyr og gjøre det enklere å planlegge kontroll, reparasjon, og utskifting.

Vareforbruk, transport og masser knyttes til prosjektet

SmartDok kan brukes til å dokumentere varer, materiell, transport og masser som går inn, og ut av prosjektene.

Registreringene knyttes til riktig kunde, prosjekt, aktivitet, maskin eller kjøretøy.

For maskin- og anleggsentreprenører kan dette gi bedre kontroll over blant annet:

• Masser som kjøres til og fra prosjektet
• Antall lass og transportoppdrag
• Hvilke kjøretøy eller maskiner som er brukt
• Forbruk av varer og materialer
• Dokumentasjon til fakturagrunnlaget
• Klima- og miljørapportering

Digital registrering kan erstatte kjørelapper og annen dokumentasjon som tidligere ble samlet inn og behandlet manuelt.

Ressursplanlegging på tvers av prosjektene

God prosjektgjennomføring krever oversikt over hvilke ressurser som er tilgjengelige og hvor de skal brukes.
Ressursplanleggeren i SmartDok kan brukes til å fordele ansatte, maskiner og underleverandører mellom prosjekter, og arbeidsoppgaver.

Planleggingen blir en del av det samme systemet som brukes til den faktiske registreringen ute i felt.

Det gjør det enklere å sammenligne planen med det arbeidet og ressursforbruket som senere blir registrert.
Integrasjoner reduserer digitalt dobbeltarbeid

Mange bygg- og anleggsbedrifter bruker egne systemer til regnskap, lønn, økonomi og andre administrative oppgaver.

SmartDok er derfor utviklet for å kunne kobles sammen med flere av systemene bransjen allerede bruker.

Integrasjonene omfatter blant annet:

• Tripletex
• PowerOffice Go
• Ulike Visma-løsninger
• HMSREG
• Microsoft 365
• Xledger
• Duett
• Autogear
• Business NXT

Avhengig av integrasjonen kan timer, lønnsarter, maskintimer, prosjektdata og annen informasjon overføres mellom systemene.

Det reduserer behovet for å registrere de samme dataene på nytt. Samtidig reduseres risikoen for tastefeil og forskjeller mellom opplysningene i prosjekt- og økonomisystemet.

Når registreringene fra felt blir kontrollert og godkjent før de overføres, kan bedriften også få et bedre grunnlag for lønn, fakturering og økonomioppfølging.

Utviklet for både små og store entreprenører

SmartDok brukes av alt fra små håndverksbedrifter og enkeltmannsforetak til større entreprenører og konsern.

Systemet er modulbasert, slik at bedriften kan velge funksjonene som er relevante for egen drift.

Løsningen brukes blant annet av:

• Maskinentreprenører
• Byggentreprenører
• Anleggsgartnere
• Veidriftsselskaper
• Kommuner
• Tømrere
• Betongentreprenører
• VVS-bedrifter
• Grunnentreprenører
• Andre spesialiserte fagmiljøer

En mindre bedrift kan starte med timeregistrering og enkel dokumentasjon. En større entreprenør kan bruke flere moduler til prosjektøkonomi, HMS/KS, ressursplanlegging, maskiner, kompetanse og integrasjoner.

Det gjør at samme system kan videreføres etter hvert som virksomheten vokser eller behovene endrer seg.

Utvikles sammen med kundene

SmartDok ble utviklet for å løse praktiske behov i bygg- og anleggsbransjen.

Den første kunden tok i bruk løsningen i 2007. Siden har brukerbasen vokst til mer enn 4 000 bedriftskunder og 85 000 brukere.

Kundenes erfaringer og innspill brukes fortsatt i utviklingen av nye funksjoner og forbedringer.

Behov som oppstår ute på byggeplassen, i prosjektledelsen eller i administrasjonen kan dermed danne grunnlag for videre produktutvikling.

Supportteamet hjelper nye kunder i gang og bistår eksisterende kunder når de møter små eller store utfordringer i systemet. Målet er at brukerne skal få rask og løsningsorientert hjelp, samtidig som erfaringene fra kundene formidles videre til produkt- og utviklingsmiljøet.

Det knipses som aldri før ute på de norske anleggsplassene. Hver eneste uke sender SmartDok-brukere inn svimlende 300.000 bilder. Foto: SmartDok. 

Fra Alta til en sentral posisjon i bransjen

Historien om SmartDok startet i Alta i 2005.

De første årene ble brukt til å utvikle et digitalt system som skulle gjøre registrering og dokumentasjon enklere for bygg- og anleggsbedrifter. Den første kunden kom i 2007.

Visma ble majoritetseier i SmartDok i 2018. SmartDok har fortsatt samme navn, organisasjon og produkt, men har Visma i ryggen som teknologisk, og kommersiell eier.

Selskapet har siden starten utviklet seg fra en liten virksomhet i Alta til en sentral leverandør av digitale løsninger til norsk bygg- og anleggsnæring.

Mer enn et system for administrasjonen

Verdien av SmartDok oppstår når informasjonen kan brukes av hele bedriften.

Feltarbeideren skal kunne registrere timer og dokumentasjon uten unødvendig administrasjon. Prosjektlederen trenger oversikt over fremdrift, ressurser og økonomi. HMS-ansvarlig må kunne følge opp avvik og tiltak.

Regnskap og lønn trenger kontrollerte data som kan overføres videre.

SmartDok knytter disse behovene sammen.

Målet er ikke at medarbeiderne skal bruke mer tid på systemet, men at registreringen skal gi bedriften bedre oversikt, sikrere dokumentasjon og mindre manuelt arbeid.

Ofte stilte spørsmål om SmartDok

Hva er SmartDok?

SmartDok er et digitalt dokumentasjonssystem utviklet for bygg- og anleggsbransjen. Løsningen samler blant annet timeregistrering, HMS/KS, prosjektoppfølging, mannskapslister, maskinregister, dokumenter og ressursplanlegging. Informasjonen kan registreres ute på byggeplassen med mobil eller nettbrett og brukes videre av prosjektledelse, lønn, regnskap og administrasjon. SmartDok brukes av mer enn 4000 bedrifter og 85 000 brukere.

Hvilke opplysninger kan registreres i SmartDok?

Bedriften kan blant annet registrere arbeidstimer, fravær, tillegg, maskintimer, varer, materiell, transport, masser, avvik, RUH, SJA, sjekklister og utført arbeid. Bilder og signaturer kan legges ved registreringene. Informasjonen knyttes til riktig prosjekt, aktivitet, maskin eller medarbeider. Det gir et samlet datagrunnlag som kan brukes til dokumentasjon, godkjenning, lønn, fakturering, HMS-oppfølging og prosjektøkonomi.

Kan SmartDok brukes som HMS- og kvalitetssystem?

Ja. SmartDok har funksjoner for avvik, kvalitetsavvik, RUH, sikker jobb-analyse, risikovurderinger, vernerunder, sjekklister, internkontroll og bildebasert dokumentasjon. Bedriften kan bruke ferdige maler eller utvikle egne skjemaer. HMS-håndbok, dokumenter og prosjektinformasjon kan gjøres tilgjengelig i appen. AI-funksjoner kan også sammenstille innrapporterte hendelser og gjøre det enklere å oppdage mønstre i avvik og RUH.

Hvordan gir SmartDok bedre prosjektøkonomi?

Timer, maskiner, varer og andre kostnader registreres på riktig prosjekt mens arbeidet pågår. Prosjektledelsen kan dermed følge ressursbruken og sammenligne registreringene med prosjektets priser og fakturagrunnlag. Endringer og tilleggsarbeid kan dokumenteres med timer, bilder og signaturer. Det gjør det enklere å oppdage avvik, fakturere utført arbeid og gjennomføre etterkalkyler basert på det som faktisk er registrert.

Kan SmartDok kobles til regnskaps- og lønnssystemer?

SmartDok har integrasjoner og eksportmuligheter mot en rekke regnskaps-, lønns- og fagsystemer. Dette omfatter blant annet Tripletex, PowerOffice, Visma, HMSREG, Microsoft 365 og Xledger. Hvilke opplysninger som kan overføres, avhenger av den enkelte integrasjonen. Målet er å redusere dobbeltregistrering og la godkjente data fra byggeplassen flyte videre til systemene bedriften allerede bruker.

Passer SmartDok for små entreprenører?

Ja. SmartDok brukes av både mindre håndverksbedrifter og store entreprenører. Systemet er modulbasert, slik at bedriften kan velge funksjoner etter størrelse og behov. En mindre virksomhet kan bruke løsningen til timer, HMS og dokumentasjon, mens større bedrifter kan ta i bruk prosjektøkonomi, ressursplanlegging, maskinregister og flere integrasjoner. Løsningen kan dermed utvikles i takt med virksomheten.

SmartDok samler timeregistrering, HMS/KS, prosjektstyring, maskiner og dokumentasjon i ett system for bygg- og anleggsbransjen. Med registrering fra mobilen, løpende prosjektoversikt og integrasjoner mot bedriftens øvrige systemer får både feltarbeidere, prosjektledelse og administrasjon et bedre grunnlag for sikker drift, fakturering og økonomisk kontroll.