Mange virksomheter i bygg og anlegg opplever utfordringer med internkontroll. De har systemer, maler og dokumenter, men ikke nødvendigvis en internkontroll som fungerer godt i arbeidshverdagen. Foto: SmartDok.
Sist oppdatert: 09-03-2026 Annonsørinnhold
Internkontroll 2026: Derfor svikter mange bedrifter
Slik tetter du hullene i internkontrollen
Internkontrollforskriften i bygg og anlegg handler ikke bare om å ha papirer i orden, men om å kunne dokumentere ansvar, risiko, avvik, kompetanse og oppfølging i praksis.
SmartDok løfter frem hvordan digitale verktøy kan gjøre internkontrollen mer tilgjengelig, oppdatert og brukervennlig ute i felt.
Et av de mest interessante punktene er avvikshåndtering. Mange ledere vil intuitivt tenke at få eller ingen avvik er et godt tegn. I realiteten kan det bety det motsatte. Hvis ingen melder fra, betyr det ofte at terskelen for å registrere avvik er for høy. Foto: SmartDok.
Internkontroll i bygg og anlegg
Internkontroll er for mange et ord som raskt forbindes med HMS-permer, signaturlister og vernerunder.
I praksis handler internkontrollforskriften om noe langt større: å sikre at virksomheten faktisk jobber systematisk med sikkerhet, ansvar, rutiner, risikovurderinger, avvik og forbedring.
Det er også her mange virksomheter i bygg og anlegg møter utfordringene.
De har systemer, maler og dokumenter, men ikke nødvendigvis en internkontroll som fungerer godt i den virkelige arbeidshverdagen.
Når Arbeidstilsynet kommer på besøk, er det sjelden nok å vise til at dokumentene finnes.
Spørsmålet er om systemet brukes, forstås og følges opp i praksis.
SmartDok har løftet dette temaet og peker særlig på et gjennomgående problem i bransjen.
Internkontrollen blir ofte for statisk, for lite tilgjengelig og for løsrevet fra den faktiske driften ute på prosjekt.
Internkontroll starter ikke i grøfta, men må fungere der
Et sentralt poeng i SmartDoks gjennomgang er at internkontroll begynner med mål, organisering og ansvar.
Virksomheten må vite hvem som har ansvar for hva, hvilke HMS-mål som gjelder og hvordan dette kommuniseres ut i organisasjonen.
Samtidig er det ikke nok at dette bare finnes i et dokument på kontoret.
Hvis ansatte ute på prosjekt ikke har enkel tilgang til rutiner, håndbok, organisering eller relevante instrukser, blir mye av internkontrollen i beste fall teoretisk.
SmartDok peker derfor på at internkontroll må være tilgjengelig hvor arbeidet faktisk utføres.
Tanken er at mål, rutiner, sjekklister og dokumentasjon ikke skal være noe man leter etter i etterkant, men noe som er lett tilgjengelig i arbeidshverdagen.
Ingen avvik? Et tydelig faresignal
Et av de mest interessante punktene er avvikshåndtering. Mange ledere vil intuitivt tenke at få eller ingen avvik er et godt tegn.
I realiteten kan det bety det motsatte.
Hvis ingen melder fra, betyr det ofte at terskelen for å registrere avvik er for høy.
Da forsvinner ikke bare hendelser og nestenulykker ut av systemet, men virksomheten mister også grunnlaget for å lære, forbedre og forebygge.
SmartDok løfter fram sin RUH-modulen som et verktøy for å registrere, følge opp og analysere avvik, og peker på at statistikken kan brukes mer aktivt i den årlige gjennomgangen.
Dersom de samme feilene eller risikoforholdene går igjen, er det et klart tegn på at internkontrollen må justeres.
Det viktige poenget er egentlig ikke bare teknologien, men tankegangen: internkontrollforskriften handler ikke om å samle avvik i en mappe, men om å bruke dem som grunnlag for løpende forbedring.
Internkontroll er ikke det mest glamorøse temaet i bygg og anlegg, men det er blant de viktigste. Det handler om å redusere risiko, sikre etterlevelse og gjøre virksomheten mer robust i møte med tilsyn, avvik, og krav fra kunder og byggherrer. Foto: SmartDok
Risikovurdering er mer enn en SJA før oppstart
SmartDok understreker også at risikovurdering er selve hjertet i internkontrollsystemet.
Mange bedrifter er vant til å tenke på SJA som hovedverktøyet, men internkontrollforskriften krever en bredere og mer systematisk kartlegging av farer, og tiltak.
Det betyr at virksomheten må jobbe både overordnet og prosjektspesifikt med risiko. I tillegg må vurderingene kunne oppdateres når forholdene på byggeplassen endrer seg.
Det er en viktig påminnelse om at risikostyring ikke bør være et engangsdokument som signeres og glemmes.
Den må være dynamisk nok til å følge prosjektet slik det faktisk utvikler seg.
Perm-syndromet lever fortsatt
Et annet punkt SmartDok tar opp, er det de beskriver som «perm-syndromet».
Dokumentasjonen finnes, men den ligger i permer, mapper eller systemer som er lite brukt ute i den operative hverdagen.
Problemet med dette er ikke bare at dokumentene er tungvinte å finne. Problemet er at internkontrollen mister verdi når den ikke er integrert i arbeidsflyten.
Rutiner og instrukser som ingen leser eller bruker aktivt, gir begrenset effekt.
SmartDoks svarer med å flytte dokumentasjonen fra perm til mobil og gjøre den mer tilgjengelig for både ledelse, og ansatte.
For mange bedrifter kan dette være en stor overgang, men å gå fra papir til app gir en full sporbarhet og muliggjør løpende oppfølging.
Rutiner og instrukser som ingen leser eller bruker aktivt, gir begrenset effekt. SmartDoks svarer med å flytte dokumentasjonen fra perm til mobil og gjøre den mer tilgjengelig for både ledelse, og ansatte. Foto: SmartDok.
Sporbarhet, maskiner og kompetanse blir stadig viktigere
SmartDok trekker også frem to områder som ofte får for lite oppmerksomhet før det oppstår problemer, nemlig utstyr og kompetanse.
Når det gjelder maskinpark og utstyr, handler internkontroll ikke bare om å vite hva man har, men om å kunne følge opp serviceintervaller, kontroller og sertifiseringer.
Tilsvarende gjelder også for ansatte: virksomheten må ha oversikt over hvem som har gyldige kurs, sertifikater og ulike kompetansebevis.
I SmartDok universet handler internkontrollforskriften om å laste opp dokumentasjon direkte på ansatte og utstyr, og bruke varslinger når noe nærmer seg utløp eller service.
For ledere og HMS-/KS-ansvarlige er verdien åpenbar: mindre manuelt oppfølgingsarbeid og lavere risiko for at kritiske punkter overses i en travel hverdag.
Fra kontrollsystem til sikkerhetskultur
Det kanskje viktigste poenget til SmartDok er at internkontroll ikke bør forstås som et dokumentkrav alene.
Internkontroll er noe virksomheten gjør, ikke bare noe den har!
Tankegangen treffer nok mange, for i praksis er det ofte overgangen fra kontroll til kultur som avgjør om et system virker.
Dersom sjekklister oppleves som støy, SJA som papirflytting og avvik som noe man helst unngår å melde, da har bedriften et kulturproblem, ikke bare et systemproblem.
SmartDok argumenterer for at digitale verktøy kan bidra til å senke terskelen, gjøre dokumentasjonen mer relevant og integrere internkontrollen bedre i arbeidsdagen.
Det er en kommersiell vinkling, men også et relevant poeng for en bransje som lenge har strevd med å få HMS- og KS-arbeid til å fungere sømløst mellom kontor og byggeplasser.
Dersom sjekklister oppleves som støy, SJA som papirflytting og avvik som noe man helst unngår å melde, da har bedriften et kulturproblem, ikke bare et systemproblem. Foto: SmartDok.
Tre praktiske tips fra SmartDok
SmartDok peker spesielt på tre grep for å lykkes bedre med internkontroll:
- Gjøre systemet relevant. En sjekkliste må passe til arbeidet som faktisk utføres, ikke være full av irrelevante punkter som bare skaper støy.
- Bruke bilder og enkel dokumentasjon hvor det gir bedre forståelse. I en travel og ofte flerkulturell arbeidshverdag kan bilder være mer effektive enn lange tekstbeskrivelser.
- Bygg internkontroll inn i den daglige driften, slik at dokumentasjon ikke blir en oppgave som kommer i tillegg til arbeidet, men en del av hvordan arbeidet utføres og følges opp.
Et tema som treffer mange i bransjen
Internkontroll er ikke det mest glamorøse temaet i bygg og anlegg, men det er blant de viktigste.
Det handler om å redusere risiko, sikre etterlevelse og gjøre virksomheten mer robust i møte med tilsyn, avvik, og krav fra kunder og byggherrer.
For mange bedrifter er ikke hovedproblemet mangel på systemer, men at systemene ikke brukes godt nok i hverdagen.
Da blir spørsmålet ikke bare om internkontrollforskriften følges, men om interkontroll faktisk fungerer når det gjelder.
SmartDok peker på at internkontroll i bygg og anlegg ofte svikter når systemene blir for statiske, lite tilgjengelige eller for dårlig integrert i den daglige driften.
Deres løsning er å samle dokumentasjon, avvik, risikovurdering, kompetanse og oppfølging i et digitalt system som er tilgjengelig både på kontoret, og ute i felt.