Entreprisekontoret: Vi skal skape Norges største kunnskapsbase for entreprenører i bygg- og anleggsbransjen. Foto: Entreprisekontoret

Guide til sluttoppgjør 2023

Samtlige byggeprosjekter avsluttes med et sluttoppgjør og dessverre går det ikke alltid knirkefritt. I denne artikkel gir vi deg en oppdatert guide og tips til en smertefritt sluttoppgjør. 

Situasjonen er som følger før sluttoppgjør: byggeprosessen er ferdig, bygget er overlevert og nå ønsker du som entreprenør å få betalt for alt det arbeidet du har utført.

Alle bygg- og anleggsprosjekter skal avsluttes med et sluttoppgjør. Problemet er at sluttoppgjør er også noe av det som det krangles mest om mellom byggherre, totalentreprenør og underentreprenører. I denne artikkelen gir vi deg en veiledning for korrekt sluttoppgjør i entreprise.

Forutsetning –  inngått en avtale hvor NS brukes 
I denne artikkelen legger vi til grunn at byggeprosjektet har inngått en avtale med bakgrunn i enten NS 8405/8415, NS 8406/8416 eller NS 8407/8417.

Her har man fått en fin oppskrift for hvordan sluttoppgjør mellom byggherre og totalentreprenør, og totalentreprenør og underentreprenør, skal gjennomføres.

Slapp av, du trenger ikke å hente frem selve avtaleverket akkurat nå – vi veileder deg steg for steg gjennom korrekt sluttoppgjør i entrepriseforhold.

Nedenfor skal vi ta oss følgende tema:

• Tiden før sluttoppgjøret – hva må du huske på
• Frist for å sende inn sluttoppgjøret
• Hva skjer om byggherre eller entreprenør kommer med innsigelser
• Hvordan håndtere ev. forhandlinger om sluttoppgjøret

Tiden før sluttoppgjøret skal sendes – hva skal du huske på

Det første du må vite hva som er kongstanken med et sluttoppgjør. Sluttoppgjøret er prosessen hvor partene skal legge frem alle kort på bordet, slik at byggekontrakten kan avsluttes på riktig måte.

Det som skjer før et sluttoppgjør er avslutning av byggeprosessen, som normalt sett gjøres i forbindelse med en overtakelse av det som ble bygd. Vårt klare råd er at entreprenøren igangsetter arbeidet sitt med sluttoppgjøret snarest mulig etter at overtakelse er gjennomført.

10 punkter du bør følge når du forbereder sluttoppgjør:

1. Begynn med avtalt kontraktsum.
2. Legg til endringer, tillegg, fradrag (avtalte og/eller varslede).
3. Legg til krav som følge av ev. indeksregulering.
4. Summer kontraktsum justert for endringer og indeksregulering.
5. Oppstilling av alle a-konto fakturaer som er sendt. (ikke bland sammen med punkt 6)
6. Oppstilling av alle tilleggsfaktura som er sendt. (ikke bland sammen med punkt 5)
7. Oppstilling av alle fakturaer som ikke er betalt.
8. Oppstilling av alle krav BH har bestridt og som entreprenøren opprettholder.
9. Oppstilling av alle krav som ikke tidligere er fakturert, og som blir fakturert i sluttfaktura.
10. Kontrollsjekk: sjekk at du har inntatt alle fakturerte krav (betalt eller ikke), alle krav som tidligere er avvist og som dere fortsatt krever og alle krav som ikke er fakturert før sluttoppgjøret (inkl. Innestående beløp) 

Denne listen blir til en sluttoppstilling og dernest en sluttfaktura.

Opplisting av fakturaer

Opplistingen nevnt i punkt 5 og 6 gir en god oversikt for alle faktura du har sendt i forbindelse med saken, og kan være med på å avsløre om dere har glemt noe. Dette er siste sjanse på å få med alt.

Husk å holde a-kontofaktura og faktura for endringer/tillegg adskilt fra hverandre.

Entreprenøren må kunne vise til faktura A B C var kontraktsarbeidet, mens faktura D E F var for tillegg/endringer. En god leveregel er bare å omfatte en endring/ett tilleggsarbeid per tilleggsfaktura. Da er det mye enklere å sortere det i ettertid.

Her må entreprenøren altså kontrollere summen av alle faktura – stemmer den med alle krav fremsatt i opplistingen? Hvis ikke, da må du ut med nok en faktura. Husk at innestående faktureres først i forbindelse med sluttfakturaen.

Hvorfor lage en slik liste? Jo, det oppgir alle krav som du (entreprenøren) mener at du har krav på totalt byggeprosjektet. Derfor må du ta med det som er betalt, ikke betalt og bestridt. Som entreprenør mener at du skal ha betalt et visst beløp, og da må du fastholde det nå.  

Her må du likevel holde tunga rett i munnen – ved å bruke listen ovenfor får du oppsummert hva du skal ha betalt for hele entreprisen. Hva du faktisk skal få betalt i denne siste runden er summen av ikke betalte fakturaer og sluttfaktura.

Hvorfor er det viktig å få med alle krav nå? Det er enkelt å svare på; de krav som ikke inntas i denne opplistingen må du føre som tap. De kan du ikke komme løpende med i etterkant.

Hvordan skal du vite hvilke deler av arbeidet er betalt?

I de prosjekter som vi bistår i er det enkelt å legge merke til en gjenganger – entreprenøren er svært opptatt av fakturaene som er utestående, men glemmer oversikten over alle krav.

Tenk heller på at byggeprosjektet skal deles i visse arbeidsprosjekter. Hva koster hvert arbeidsprosjekt – og har du faktisk fått betalt for de ulike delene. Det er lurt å være kontinuerlig flink til å spesifisere alle krav og faktura, da det gjør det lettere å kontrollere i ettertid.

Når må sluttoppgjør sendes inn?

Hovedregelen i de ulike standardene er at sluttoppstilling og sluttfaktura må være innsendt til kontraktspart innen to måneder fra overtakelse.

Med andre ord, prosjektlederen og daglig leder bør sette opp Outlook-varsel 60 dager fra overtakelse.

I tilfelle dere har avtalt en annen frist i en særavtale skal denne følges. Dere som entreprenør må likevel være dødelig presis med hva som er avtalt, og når fristene utløper.

Det er også viktig å huske på at byggherre kan be om å få oversendt sluttoppgjøret etter fristen, hvis dere ikke har sendt inn til riktig tid. Da gis det en ny frist. Hvis du som entreprenør oversitter denne, så får du faktisk intet mer betalt enn det som er allerede er betalt.

Altså, vi gjentar med bred penn: om entreprenøren oversitter tilleggsfristen etter byggherrens påminnelse, da tapes normalt ikke-betalte krav. Da hjelper det sjeldent å iverksette rettslige skritt eller på annen måte forsøke å inndrive pengene.

Krav som ikke inntas i sluttoppgjøret tapes som hovedregel

Det er formalia i amerikanske bryllup som gjelder også her: «Speak now or forever hold your peace». Det treffer skremmende godt med reglene som er i de ulike standardene.

Det du ikke har inntatt av krav i sluttoppstilling og sluttfaktura. Det hjelper ikke at arbeidet er utført eksemplarisk godt og sluttoppstilling er sendt til riktig tid, hvis du faktisk ikke har opplistet og fakturert kravet.

Med andre ord, sagt litt på advokatorisk vis: rettmessige krav kan gå tapt ved mangelfull sluttoppstilling og sluttfakturering. Det er en brutal regel som standardene opererer med, men derfor bør alle entreprenører være obs på denne regelen.

Hva skjer når byggherren har innsigelser til entreprenørens sluttoppgjør?

Situasjonen er nå slik at det har gått to måneder fra overtakelse. Du som entreprenør har sendt inn sluttoppstilling og sluttfaktura til riktig tid.

Nå skal byggherre gjennomgå kravene, og hvis de ikke er enige i noe i sluttoppstillingen eller sluttfakturaen, så må de komme med sine innsigelser nå.

Også byggherre har maksimalt to måneder på å komme med sine innsigelser fra mottatt sluttoppstilling og sluttfaktura.

Da skal partene etter fire måneder vite hva som er fremmet av krav, og hva kontraktsparten mener at ikke er riktig.

Ofte går saken til forhandlinger og enda oftere låser situasjonen seg. Partene har avtalefrihet, og kan komme til en enighet om hvilket som helst beløp de måtte ønske. Problemet er at byggherre vil betale minst mulig, mens entreprenøren mener at de har krav på å få betalt for all arbeid som er utført, endringer m.m.

Ja, det haster faktisk – frister i et sluttoppgjør

Det som er viktig å vite er at du kan faktisk ikke holde på med forhandlinger i for lang tid, da det er gitt frister i visse standarder.

I NS 8405, NS 8415, NS 8407 og NS 8417 har man inntatt regler om søksmålsfrist. Hvis du har en avtale som bygger på en av disse standardene, da har du åtte måneder på å ta ut søksmål angående en tvist om sluttoppgjøret.

Åtte måneders søksmålsfrist går overraskende fort. Til nå har det følgende tidsperiode gått:

• To måneder til entreprenørens sluttoppstilling og sluttfaktura
• To måneder til byggherrens innsigelser
• = 4 måneder.

Normalt vil diverse korrespondanse, møter og brev ta et par måneder. Da gjenstår kun noen få måneder før entreprenøren må ta ut søksmål etter ovennevnte standarder. Og ja – søksmålsfristen regnes fra overtakelse for hele kontraktsarbeidet. Den datoen bør normalt fastsettes i overtakelsesprotokollen.

Det som er greit å vite er at dersom det er avtalt NS 8406 eller NS 8416, da er det ikke inntatt en lignende søksmålsfrist i disse standardene. Der kan du i prinsippet ta ut stevning om bestridte krav innen tre år fra overtakelse.

Unntak finnes alltid – og de unntakene tas da inn i særavtalen hvor man kan legge inn en søksmålsfrist likevel. Husk å sjekke om du har en særavtale, og om det står noe der om søksmålsfrist.

Har du for øvrig fått med deg nyheten om at entreprenører ikke trenger å betale moms på omstridte krav?

NB: Et lite unntak til søksmålsfrist når kravet er behandlet av forliksrådet

Hvis ikke begge parter har advokat eller beløpet er under kr 200 000, da må partene innom forliksrådet før man kan ta ut stevning.

Hvis partene har vært kjapt ute med å iverksette rettslige skritt, så vil man kunne tenke seg at man har lenge igjen av søksmålsfristen på 8 måneder. Det stemmer dessverre ikke:

I forliksrådet kan du ende opp med en dom (sjeldent) eller innstilling (veldig vanlig).

I tilfelle du får en dom, vil du kun ha en måned på å ta saken videre til tingretten. Dette gjelder uansett hvor lang tid du har igjen av 8 måneders søksmålsfristen.

Dersom saken innstilles uten dom, da vil partene få tre måneder på å ta ut stevning for tingretten. Da har du tre måneder fra forliksrådet innstilte saken – det kalles for en preklusjonsregel. Selv om du har tid igjen på 8 måneders søksmålsfristen, vil forliksrådets innstilling medføre at du kun har tre måneder på å ta ut stevning.

Dersom du bommer på denne, dvs. oversitter fristen, da vil entreprenøren tape kravet sitt.

Oppsummering - Viktige frister å sette i Outlook hva gjelder sluttoppgjør:

• Når ble overtakelse gjennomført?
• 2 måneder fra overtakelse – entreprenørens frist til å inngi sluttoppstilling og sluttfaktura
• Ev. tilleggsfrist hvis byggherre må etterspørre sluttoppstilling og sluttfaktura
• 2 måneder fra innsendt sluttoppstilling og sluttfaktura – byggherrens frist
• 8 måneder fra overtakelse – søksmålsfrist (NS 8405, NS 8415, NS 8407 og NS 8417)
• Sett alle disse med minimum 14 dagers varsling
• NB forliksrådet: hvis saken ble avgjort med dom – en måned fra domsavsigelse. Hvis innstilling, tre måneder fra avsigelsestidspunkt