Som kunde av DVS Entreprenør kan du stole på at både dokumentasjonen og leveransen er av høyeste kvalitet. Fra venstre: Byggeleder Roy Vidar Pedersen og IT-ansvarlig Morten Braathen. Foto: SmartDok

Digitaliseringsprosessen er en investering!

DVS Entreprenør er spesialister på rehabilitering og oppgradering av bygg. Bedriften, som har 25 års jubileum i 2023, har ca 80 ansatte og strenge krav til at både dokumentasjon og leveranser skal være av høyeste kvalitet.

Bedriften har forenklet hverdagen og omfavnet digitalisering  ved hjelp av SmartDok

– Digitaliseringsprosessen, som jeg har begynt å kalle moderniseringsprosessen, er en investering i fremtiden.

-En må være klar over at avkastningen ikke nødvendigvis kommer på neste termin, sier IT-ansvarlig Morten Braathen i DVS Entreprenør.

DVS Entreprenør tok i bruk SmartDok i 2020 som dokumentasjonssystem, og har ikke sett seg tilbake siden den gang.

– Vi har jo hatt systemer før, men når det gjelder den delen hvor vi har tatt i bruk SmartDok, som går veldig mye på produksjonen vår, så har jo den tatt oss langt inn i moderniseringsprosessen.

Les også: Full kontroll på prosjektet med en digital dagbok

– SmartDok har tatt over veldig mye av de ustrukturerte datametodene vi brukte, og dokumentasjonskravene på hvert prosjekt gjør at behov for systematisering tvinges gjennom, sier Braathen.

Håndverker Sajjad Asghar Chaudhry og byggeleder Roy Vidar Pedersen synes begge at digitalisering av dokumentasjonen effektiviserer og forenkler hverdagen. Foto: SmartDok

Erfaring og kompetanse

DVS Entreprenør er organisert som en vanlig entreprenørbedrift med administrasjon, produksjon og et styre, som primært består av de svenske eierne Fasadgruppen AB.

– 95% av det vi gjør handler om rehabilitering av fasader. Det innbefatter også dører, vinduer og tak. Kort sagt er vi en fasadeentreprenør som tar større, sammensatte og kompliserte jobber, primært mot borettslag og sameie, forteller Morten.

– Vi er eksperter på sammensatte rehabiliteringsprosjekter, og har den erfaringen og kompetansen som skal til!

Å bli en foretrukket entreprenør blant kundene krever et godt omdømme, og kvalitet i alle ledd.

Involverte de ansatte i digitaliseringsprosessen

I 2020 så selskapet seg nødt til å forenkle og forbedre arbeidet med dokumentasjon, og selskapet gikk til anskaffelse av SmartDok.

Endring i arbeidshverdagen er noe vi ofte forbinder med noe negativt, og når Braathen og selskapet skulle i gang med å implementere et digitalt system for dokumentasjon av timer, HMS og mannskapslister var han innforstått med at de ansatte måtte bli involvert – om dette skulle bli en suksess.

– Vi startet opp med å involvere de ansatte i prosessen med hvordan ta systemet i bruk, og få de til å ta eierskap gjennom å skape nye rutiner og prosesser.

– Jeg skal ikke si at det ikke var utfordringer underveis, men at det alt i alt var en god strategi er det ingen tvil om, forteller Braathen.

Mange ansatte i DVS er erfarne håndverkere som har jobbet med faget i en mannsalder, og er derfor kanskje ikke de en i utgangspunktet skulle tro omfavner teknologiske endringer med en gang. Men innføringen skulle vise seg å gå fint.

– Jeg er imponert over hvor godt de ansatte har tatt dette.

Det er stor aktivitet på anleggsområdet i Bliksrud Borettslag. Å forebygge ulykker er et viktig punkt om prosjektet skal bli en suksess. Foto: SmartDok

DVS Entreprenør startet med timeregistrering i SmartDok og gikk deretter videre med andre moduler i programvaren.

– Jeg ønsker å trekke frem appen til SmartDok. Den er lett å bruke og det er et kjempepluss at en kan ha timeføringen i lomma til enhver tid!

– Vi har fått mye bedre oversikt på timene enn tidligere, både historisk og visuelt.

Har forbedret kommunikasjonsflyten

Braathen har stor sans for oppslagstavla i SmartDok som sørger for at det er enklere å nå ut til alle i bedriften. Enklere kommunikasjon mellom de ulike leddene i bedriften er en del av suksessen til DVS Entreprenør. 

– Jeg har sett at kommunikasjonen mellom alle leddene i bedriften flyter bedre gjennom et system som SmartDok, det være seg HMS/KS eller noe så enkelt som Oppslagstavla.

– Det å få informasjonen ut til alle på samme plattform gjennom pushvarslinger har vært en stor utfordring tidligere. Nå har vi det enkelt i SmartDok.

Resultatet er en mer effektiv hverdag.

– Kommunikasjonen i prosjektene og informasjonsflyten begge veier har blitt bedre, og dokumentasjonen som vi får mellom alle leddene.

– Når daglig leder skal ut med informasjon til 5 prosjektledere, og de igjen videre til 7 byggeledere ute i produksjonen, så er det jo en potensiell fare for at feil kan skje på veien. Det handler om kvalitetssikring av kommunikasjonen, og det føler jeg vi har med dette verktøyet, forteller Braathen.

Nå jobber vi enklere med HMS og KS

DVS Entreprenør har et sterkt fokus på helse, miljø og sikkerhet (HMS), og muligheten til å dele og samarbeide om dokumenter med andre personer eller team involvert i prosjektet, uavhengig av hvor de befinner har vært viktig for selskapet. 

Dette gjør det lettere å kommunisere og samarbeide om sikkerhetsprosedyrer og -protokoller, noe som kan bidra til å redusere risikoen for ulykker og andre hendelser.

– Vi har fått et kjempeløft på HMS-arbeidet vårt etter å ha tatt i bruk SmartDok.

– Å ha HMS-håndboka digitalt og tilgjengelig via mobilen er gull. Den oppdateres kontinuerlig med nye rutiner, og dokumentasjon ligger dermed på alle enhetene samtidig.

– Tidligere printet vi dette ut i A5-format, og ikke noe som passet inn i noens lommer akkurat. De var jo mer eller mindre utdatert i det øyeblikket de kom ut fra trykkeriet, så der har vi gjort en jobb innen HMS – noe SmartDok har hjulpet oss med.

Også innenfor KS har DVS Entreprenør bedret kommunikasjonen etter å ha tatt i bruk dokumentsenteret og bildedokumentasjon i SmartDok.

– Bilder sier jo som sagt mer enn 1000 ord, og vårt KS-arbeid har virkelig sett nytten av dette.

Braathen drar frem et godt eksempel på hvordan man via bilder ser kvaliteten på arbeidet.

– Med bildedokumentasjon klarer prosjektlederne å holde seg godt oppdatert på hva gutta gjør og hva de er gode for. Vi som er ledere ser jo ikke alltid hva som blir gjort, men via bildene arbeiderne sender inn av utført arbeid, så skjønner vi at vi har med svært dyktige håndverkere å gjøre, sier en stolt Morten.

– Bildedokumentasjon er et svært godt verktøy i henhold til potensielle reklamasjoner.

Han ønsker også legge til at ved bruk av elektroniske mannskapslister i SmartDok, så har man oversikt over alle som er inne på arbeidsplassen til enhver tid.

– Det er ekstremt viktig for oss å ha oversikt over hvem som er inne på arbeidsområdet til enhver tid. Det er faktisk en viktig del av HMS-arbeidet!

Er godt rustet

I en tid der økte kostnader virkelig har begynt å tære på mange i byggebransjen, er DVS Entreprenør godt rustet. Vi har kontroll på dokumentasjonen og jobber hele tiden med effektivisering.

– Vi mener vi er godt rustet med kontinuerlige effektiviseringsprosesser og god planlegging. Det aller viktigste er jo å utnytte den kompetansen og erfaringen vi har blant våre arbeidere. De kjenner til hvordan ting skal effektiviseres og hvordan holde kostnadene nede.

Hva er den største utfordringen i bransjen i dag? Hva kan velte et prosjekt?

– Det er dårlig prosjektering!

– Vi er veldig godt forberedt grunnet all erfaringen vi sitter på. Vi har gode kalkulatører som går inn som første ledd som er gode på å forutse problemer og utfordringer. Så jeg tror det skal mye til for at et prosjekt skal velte.

Se hvordan SmartDok kan gjøre din arbeidshverdag smartere