Fra postit-lapper til digital hverdag

Overgangen ble lettere en vi trodde, grunnet SmartDoks overlegne brukervennlighet, forteller økonomi- og personalsjef Karolina Gustavsson i SG Maskin

Karolina Gustavsson er økonomi- og personalsjef, og har i dag den strukturen og kontrollen hun trenger som administrator. Men dette har ikke alltid vært tilfellet.

Karolina ble en del av familiebedriften i 2016, da ektemannen Henrik Gustavsson tok over selskapet etter sin far, som 52 år tidligere grunnla Stig Gustavsson Maskin.

Entreprenørselskapet har ca 55 maskiner og utfører alle typer entreprenøroppgaver som grunnarbeid, tomter og arbeid med vann og avløp. I dag har de over 40 ansatte hvor Karolina er delvis ansvarlig for selskapets økonomi – men også ivaretar en stor del av administrasjonen.

– Tidligere jobbet jeg i tekstilindustrien, men da Henrik tok over ble det naturlig for meg å følge med; det passet oss å jobbe sammen.

– Siden jeg er utdannet innen økonomi og entreprenørskap, hadde jeg den rette bakgrunnen til å overta de administrative delene av selskapet.

Da Karolina tok over, lærte hun raskt at administrasjon i entreprenørbransjen kan være vrient.

-Ikke alle er like vant til å håndtere digitale systemer, men fordi grensesnittet er så enkelt å forstå, har appen fungert like bra også for dem etter en introduksjon. Foto: SmartDok

Når hun overtok ble all dokumentasjon for både lønn og fakturering rapportert på håndskrevne papirlapper, noe som av forståelige årsaker var et uholdbart system.

– Dels var det et problem i seg selv at notatene var håndskrevne; de var vanskelige å tolke og det var ingen struktur for hvordan de skulle skrives. Men fremfor alt var det vanskelig å samle inn rapportene

– Vi måtte ofte minne de ansatte på å komme inn på kontoret, noe som noen ganger kunne bety lange reiser når de var ute på oppdrag.

-Det gamle systemet var rett og slett for manuelt, og risikoen for å gå glipp av noe var betydelig.

For Karolina, som ikke var så kjent med oppgavene, kunne det også være vanskelig å forstå hvordan hun skulle administrere rapportene.

På den tiden var ikke arbeidet delt opp i prosjekter og hun måtte føre kompliserte lister i Excel, bruke Henrik som mellomledd, og hadde generelt problemer med å effektivisere arbeidet.

Til slutt følte hun at det var i ferd med å bli uholdbart.

– Jeg tok kontakt med en kollega i bransjen som fortalte om SmartDok. På den tiden var vårt mest presserende behov å få orden på lønnsstrukturen og timene, og SmartDok var det beste valget for oss.

– Nå kan jeg styre alt i systemet uten at de ansatte trenger å være involvert, og uten at jeg trenger å være kjent med prosjektene selv.

Å implementere et nytt internt system
Selskapet startet med å bruke SmartDoks basistjenester for administrasjon, og ifølge Karolina har implementeringen blitt tatt godt i mot i selskapet.

– Vi startet implementeringen under pandemien, som var en grunn til at vi ønsket å få fart på prosessen – det å få 40 personer inn på kontoret samtidig hver dag var ikke optimalt.

-Det var en stor endring internt fordi det tvang oss til å strukturere arbeidet og begynne å lage prosjekter for å legge inn i systemet. Det alene er en utrolig endring som har gitt meg større kontroll over virksomheten.

Hun opplever også at appen er brukervennlig og lett å forstå uavhengig av brukerens tidligere erfaring med digitale hjelpemidler, som er det viktigste for at alle faktisk skal bruke systemet.

– Alle har vært positive til hvordan SmartDok fungerer og fremfor alt er den generelle oppfatningen at det er en morsom utvikling for oss som selskap.

-Ikke alle er like vant til å håndtere digitale systemer, men fordi grensesnittet er så enkelt å forstå, har appen fungert like bra også for dem etter en introduksjon. Det er også praktisk å kunne følge opp arbeidstimer i etterkant uten å måtte sitte og bla i sprengfylte ringpermer.

Å utvide gradvis er nøkkelen til kontroll
Siden den gang har antall ansatte på kontorsiden vokst, og i dag deler Karolina administrativt ansvar med en kollega, mens hovedfokuset er på økonomi og personal. Etter at det grunnleggende ble satt i SmartDok begynte de også å utvikle systemet, og i dag bruker de flertallet av tjenestene fra modulbiblioteket.

– Kompetanseoversikten er en viktig del av å sikre at ansatte kontinuerlig har riktig opplæring. Vi bruker også HMS-dokumentasjon for alle våre prosjekter, og har egenkontroll på våre maskiner, prosjekter og arbeidsmiljø.

-Vareforbruk er også en funksjon som ofte benyttes av våre sjåfører og entreprenører, og en bonus er informasjonstavlen som er en fin måte for oss å kunne kommunisere med ansatte ute på oppdrag.

Karolina benytter anledningen til å råde andre administratorer til å bygge opp systemet i etapper, slik SG Maskin har gjort.

Det er en stor jobb å starte opp administrativt, og å ta det gradvis har gitt henne gode grunnvilkår. Hun fortsetter med hvilke funksjoner hun ønsker å utvikle systemet med fremover.

SG Maskin fikk full oversikt over bedriftens timer og lønnskjøring. Foto: SmartDok

– Vi kommer nok til å koble til HMS-håndboken veldig snart. Men det jeg er veldig positiv til er Dokumentsenteret, hvor vi skal kunne samle alle dokumentene som trengs for hvert prosjekt.

– Tidligere har vi hatt med oss trykte tegninger og lignende til oppdrag, og det kan vi fortsatt ha behov for, men det er en stor fordel administrasjonsmessig at de ligger tilgjengelig digitalt og at den ansatte alltid kan ha dokumentene med dem.

Utviklingen til et voksende SG Maskin
Ettersom SG Maskin vokser, er det fortsatt noen administrative utfordringer for Karolina, selv med SmartDok på plass. Fremfor alt handler det om visse økonomiske funksjoner som hun måtte integrere fra andre steder.

Men fordi hun føler at hun får så god service og ser at SmartDok utvikler seg med brukernes behov, mener hun likevel at det er den absolutt beste løsningen for selskapet for øyeblikket.

– Jeg har sett på andre apper og det er selvfølgelig mer utviklede økonomifunksjoner, men brukervennligheten i SmartDok er overlegen.

-Jeg føler at SmartDok er utviklet for å faktisk passe de som jobber med oppgaven, som er den store mengden brukere, og ikke omvendt. Der kan jeg tilpasse og supplere med andre programmer, og dersom jeg støter på et problem ringer jeg rett og slett SmartDok og de har som regel en løsning.

– Jeg opplever SmartDok som en bedrift som er i utvikling; det har kommet så mange nye funksjoner bare i det siste halvåret.

-De er også flinke til å hente ideer fra meg som kunde. I vår bransje føles det som om alle aktører utvikler seg sammen – og jeg kan absolutt anbefale andre å velge SmartDok for å gjøre det.

Om SG Maskin
Stig Gustavsson Maskin (nå SG Maskin) ble startet i 1964 av Stig Gustavsson. Entreprenørselskapet har ca 55 maskiner og utfører alle typer entreprenøroppgaver som grunnarbeid, tomter og arbeid med vann og avløp. I dag har de over 40 ansatte.