Dokumentasjonssystem som møter alle krav

- Vi lever i en tid med mange krav til dokumentasjon. Uten et dokumentasjonssystem som SmartDok hadde det vært langt vanskeligere å oppfylle alle kravene, sier daglig leder i Løkse Maskin, Bjørn Løkse.

– Dokumentasjonskravene i bygg- og anleggsbransjen er knallharde. Det kan være utfordrende og man kan rive seg i håret, men valget er enkelt: Enten følger vi kravene eller så risikerer vi krevende diskusjoner med kunde, som i verste fall leder til at vi ikke får betalt for jobben.

- Etter at vi tok i bruk SmartDoks dokumentasjonssystem for bygg- og anlegg har det vært veldig lite støy, og det er takket være grundig byggdokumentasjon via SmartDok Appen.

-Som dokumentasjonssystem sørger SmartDok for at vi har nøyaktig oversikt og effektiv arbeidsflyt i alle prosjekter, året gjennom.

Også de ansatte er fornøyd med SmartDok som dokumentasjonssystem.

Jørn Ove Sæbbe er maskinfører hos Løkse Maskin og bruker SmartDok daglig. Han trekker frem at systemet er veldig enkelt å bruke og sørger for at han kan dokumentere alt, uten at det går ut over hans produktivitet.

Gjør dokumentasjon registrering til en lek

Det er mye som skal håndteres ute på anleggsplassen og for Bjørn Løkse, og hans team har bruken av SmartDoks prosjektstyringssystem virkelig utgjort en forskjell.

– Det er som natt og dag i forhold til hvordan vi jobbet for 15 år siden, sier Løkse og legger til at ting nå er mye enklere for arbeiderne ute på prosjekt.

– Å registrere timer, vareforbruk og hendelser er blitt en lek. Ett klikk her, et bilde der og vips på bare 5 sekunder er dokumentasjonen inne hos Anette på kontoret, forteller Sæbbe entusiastisk.

Sparer tid og penger med brukervennlig dokumentasjonssystem

– Med SmartDok slipper vi unna mange tidstyver som stjeler verdifull arbeidstid fra både arbeideren i gravemaskinen og oss på kontoret.

– Alle aldersgrupper i bedriften finner SmartDoks dokumentasjonssystem systemet enkelt å bruke og veldig oversiktlig, sier Løkse.

-Ved at alt fra timer, vareregistrering, HMS og sjekklister utføres enkelt fra en smarttelefon resulterer også i at en får betalt for jobbene og unngår unødvendige diskusjoner grunnet mangel på dokumentasjon, sier Bjørn.

– Å kunne registrere timer og sende inn bildedokumentasjon via dokumentasjonssystemet til SmartDok er kritisk for oss. Ellers ville vi ikke fått betalt for jobbene

Et godt dokumentasjonssystem sparer tid i alle ledd

Det er ikke bare ute på byggeplass at Løkse opplever besparelser med et godt dokumentasjonssystem, også på kontoret er de entusiastiske.

Anette Løkse, onkelungen til Bjørn håndterer administrativt arbeid i bedriften og setter stor pris på en god dokumentasjons app

– Om det sparer meg tid? Herregud, ja!, sier hun med et smil.

- Med SmartDok trenger vi ikke å «finne opp kruttet på nytt» når vi starter opp et nytt prosjekt. Grunnmuren til prosjektet er allerede på plass i dokumentasjonssystemet og vi har full kontroll på all dokumentasjon fra dag en.

– Når vi skal i gang med et nytt prosjekt, er det rett frem, forklarer Løkse.

– Vi oppretter bare prosjektet i systemet, kopierer over en tidligere KS-plan og om nødvendig justerer vi for HMS-kravene til den aktuelle jobben.

– Hvis det er behov for endringer, for eksempel i organisasjonsplanen, tilpasser vi enkelt dokumenter før de lastes inn. Selv om vi må gjøre noen små justeringer her og der, sparer vi masse tid ettersom vi ikke starter fra bunnen med et nytt dokumentasjonssystem hver gang.

Anette ønsker også å trekke frem SmartMEF, MEF sitt nye HMS/KS system i SmartDok som de har kommet godt i gang med.

– Nå har vi både MEF sine bransjerettede dokument- og skjema maler og et brukervennlig HMS/KS-system under ett tak. Det er helt supert!