Nina Helene Karlstrøm med appen som GraveTjenesten bruker for å sende inn dokumentasjon fra anleggsområdet. Foto: SmartDok

Bedre dokumentasjon med bilder i SmartDok appen

God dokumentasjon er viktig for GraveTjenesten AS for å kunne utarbeide korrekt faktura og dokumentere en god jobb.

På Solneset i Tromsø jobber GraveTjenesten for fullt med å ferdigstille grunnarbeidet for et stort boligfelt som skal inneholde både hus og leiligheter. Oppdraget inneholder en stor fyllingsjobb i tillegg til at masser skal fjernes, berg skal sprenges og bakken planeres.

Samtidig går vi inn i en periode i året hvor været kan gi entreprenørene ekstra store utfordringer – i hvert fall om en holder til ved 69 breddegrad.

Med et slikt stort prosjekt er det betryggende for oppdragsgiver å kunne stole på at arbeidet utføres godt nok og ikke minst dokumenteres godt. Her leverer GraveTjenesten AS på øverste hylle.

På anleggsområdet på Solneset møtte vi Nina Helene Karlstrøm som har ansvaret for å følge opp HMS/KS i selskapet, samt kontroll på at alt av bilag og dokumentasjon som kreves blir sendt inn.

– God dokumentasjon er viktig både for oss selv og oppdragsgiver slik at vi kan utarbeide korrekt fakturaer og dokumentere en god jobb, forteller Nina.

– Og om det skulle bli spørsmål om utført arbeid eller fakturaer, er det enkelt og hente fram dokumentasjon i systemet, slik at tvister minimeres, legger hun til.

Dokumenterer med bilder
GraveTjenesten AS har innarbeidet rutiner der arbeidet dokumenteres med bilder via SmartDok.

– Alle sjåførene tar bilder av utført arbeid. Bildene kobles til korrekt prosjekt og kan både tegne og skrives på før de sendes inn, forteller Nina.

Bildedokumentasjon blir bare mer og mer viktig for selskapet som blant annet bruker det til underbilag til fakturering også. Dette sparer selskapet mye etterarbeid.

– Med bildedokumentasjonen i SmartDok er det enkelt for oss å finne fram igjen slik at vi kan dokumentere jobben som er utført.

Med SmartDok har selskapet tilgjengelig dokumentasjon dersom det skulle dukke opp en reklamasjon.

– Og ikke bare til reklamasjon, men SmartDok hjelper oss også med oversikt over hva som er brukt av deler og utstyr, eller om en trenger å minne seg selv på hva vi har gjort.

– Vi må levere etter de kravene som oppdragsgiver har, og det hjelper systemet oss med å dekke, sier hun.

Det er en betydelig jobb å fjerne masser i et noe utfordrende terreng midt i et boligfelt. Gode sjåfører sørger for at dette gjøres trygt. Foto: SmartDok

Sparer tid og jobber mer effektivt
Selskapet startet i 1990 ( AS i 1991) med en graver og en lastebil. I dag har de 13 ansatte, åtte gravemaskiner, tre hjullastere, en dumper, en vals + andre maskiner.

Med en slik økning har det også vært nødvendig med et system for å kunne rapportere og ta pulsen på prosjektene. GraveTjenesten AS digitaliserte seg i 2011 og tok da i bruk SmartDok.

– Vi registrerer i dag arbeidstimer, maskintimer og service, transportlister og bildedokumentasjon i SmartDok. I tillegg har vi også en maskinoversikt i systemet.

Men tror du selskapet jobber mer effektivt med bruk av et slikt system?

– Vi sparer helt klart mye tid ved å bruke SmartDok. En oversiktlig og brukervennlig plattform.

– Når en registrerer timer og sender inn bilder har man det i en og samme app. Uten SmartDok sitt system hadde vi nok hatt et stort arkiv i papirformat, som igjen hadde ført til mindre oversikt og effektivitet, og mer rot, hevder Nina.

Sjåførenes venn
– Vi har svært dyktige maskinførere. Vi er kjempeheldige som har så flinke folk bak spakene.

Dyktige folk er en klar konkurransefordel, og ikke minste et absolutt must når en skal få et stort prosjekt som grunnarbeidet på Solneset i havn.

Men selv dyktige sjåfører kan bli ineffektive dersom de i tillegg til å utføre grunnarbeid må jobbe i et tidkrevende og lite tilpasset system.

– Det å ha et digitalt system som er brukervennlig slik som SmartDok er alfa og omega for at arbeidshverdagen blir mer effektiv både for sjåførene og oss på kontoret.

Når et lass med masser blir fjernet sørger sjåførene for å få det registrert.

– Alle lassene med masser her på Solneset tar vi ut rapporter på i SmartDok. Det forenkler hverdagen vår mye, hevder Nina.

Hva så om dere må hente inn innleide? 

– Det er veldig enkelt for oss å legge inn innleide i systemet, og de kommer kjapt i gang med registrering. Enkelt å ta i bruk.

Mathias Pedersen er maskinfører i selskapet og bruker SmartDok daglig. Akkurat nå er han som de fleste av selskapets maskinførere på plass på Solneset for å gjøre grunnarbeidet ferdig.

– Systemet er veldig enkelt å bruke. Jeg liker appen godt, og det gjør jobben min enklere, sier han.

Bildene tas i SmartDok og legges inn på korrekt prosjekt og fordeles på hvilket type foto som er sendt inn, for eksempel vei og grøft, pelnummer, tomt og mer. Bildene kan både tegnes og skrives på før de sendes inn for mer nøyaktig informasjon. Bildene inneholder også GPS-data og veginformasjon. Foto: SmartDok