Bedre oversikt og smartere innkjøp med easyReq

Når arbeidsdagen er full av varierte oppgaver og behovene stadig endrer seg, er det lett å miste oversikten.

Hos Avfallsservice AS i Nord-Troms fant de et system som gir bedre flyt i hverdagen, enten det gjelder kontorarbeid, transport eller drift ved avfallsanlegget.

Avfallsservice er et interkommunalt avfallsselskap eid av seks kommuner. De håndterer alt fra husholdningsavfall til farlig avfall, og tilbyr også containerutleie og septiktømming.

I tillegg driver de seks miljøstasjoner, én i hver kommune.

- Vi er 27 ansatte totalt, hvorav syv jobber på kontoret og resten ute i felt, forteller Marion Heidenberg, som har ansvar for økonomi, lønn og personal.

Økende behov krevde bedre system

Med mange driftsområder og et bredt spekter av utstyr, vokste behovet for struktur og oversikt.

- Det er mye å holde styr på, fra maskiner og kjøretøy til arbeidsklær og vedlikehold, sier Marion.

Løsningen kom via samarbeidspartneren Vefas, som hadde begynt å bruke easyReq.

- Vefas var veldig fornøyde, forteller Marion. Vi sto midt i en omorganisering, med både utskiftninger og endringer i nøkkelroller, så det var naturlig å se på hvilke systemer som kunne effektivisere hverdagen vår.

- Vi syntes det virket spennende å teste et rekvisisjonssystem som kunne gi oss bedre kontroll.

God timing og rask innføring

Avfallsservice valgte å ta i bruk easyReq i desember, en periode som gjerne er litt roligere.

- Vi så på desember og januar som ideelle måneder for å teste noe nytt. Det gikk overraskende smertefritt. Systemet er både brukervennlig og enkelt å ta i bruk, sier Marion.

- Selv om noen var litt skeptiske i starten, endret det seg raskt.

- Flere var litt avventende, men etter første forsøk hørte jeg flere si «var det ikke mer enn det?» Da skjønte de hvor enkelt det faktisk er.

Mer bevisste innkjøp og bedre kontroll

Etter bare fire måneder med systemet, merkes endringene tydelig.

- Nå tenker folk seg om før de bestiller. Spesielt innen arbeidsklær har vi blitt mer bevisste, man tar bedre vare på det man har i stedet for å bestille nytt, sier Marion.

- Vi merker det godt på anlegget også, legger Remy Andersen til. Han er Formann i Avfallsservice.

- Før ble det gjerne bestilt ting når selgere var innom, men nå har vi bedre oversikt over hva vi har og hva vi faktisk trenger. Jeg tror småinnkjøpene vil gå kraftig ned fremover.

Systemet er også koblet til kostnadsstedene deres, noe som gir bedre oversikt og styring.

- Nå må man knytte innkjøpet til eksempelvis et kjøretøy, og det gir bedre innsikt i hvor pengene brukes, forklarer Remy.

Remy Andersen, formann i Avfallsservice. Foto: easyReq

Mindre administrasjon og større eierskap

Overgangen til digital rekvisisjon førte også til endringer i fakturabehandlingen.

- Før satt jeg med alt selv. Nå går fakturaene først til sjåfører og formann for kontroll, før de går videre til driftsleder.

- Det gir bedre eierskap og forståelse for hva ting koster. De blir mer prisbevisste, sier Marion.

- Absolutt, bekrefter Remy.

Et løft i hverdagen

easyReq har forenklet hverdagen både på kontoret og ute på anlegget.

- Vi har spart både tid og penger, sier Marion.

Både hun og Remy er klare på én ting: De anbefaler easyReq til andre bedrifter.

Vil du vite mer om hvordan easyReq kan forbedre innkjøpsrutinene i din bedrift? Fyll inn skjema, så tar vi kontakt for en uforpliktende prat.