Sist oppdatert: 15-08-2025 Annonsørinnhold
Hva er en digital rekvisisjon?
En rekvisisjon er mer enn bare et skjema for å be om å kjøpe inn varer eller tjenester. Det er en del av et strukturert rekvisisjonssystem som hjelper virksomheter med å oppnå bedre innkjøpskontroll og unngå feilkjøp.
For bedrifter i bygg- og anleggsbransjen kan en god rutine for digital rekvisisjon være avgjørende for å holde budsjett, redusere unødvendige kostnader og sikre at alt materiell, verktøy og tjenester er godkjent før bestilling.
Rekvisisjon gir oversikt og kontroll i prosjekter
På en byggeplass skjer innkjøp ofte fortløpende og det kan være mange personer som bestille varer samtidig. Uten et system som samler og godkjenner disse forespørslene, kan det fort oppstå problemer.
Typiske utfordringer uten et rekvisisjonssystem:
- Uforutsette kostnader: selv små kjøp kan hope seg opp når de skjer uten kontroll. Over tid kan dette føre til store avvik i prosjektbudsjettet.
- Dobbeltkjøp: To eller flere personer kan bestille samme verktøy, materiale eller utstyr, uten å vite at det allerede er kjøpt inn. Dette fører til unødvendige utgifter og overflødig lager.
- Manglende sporbarhet: uten dokumentasjon er det vanskelig å vite hvem som bestilte varen, når den ble bestilt og hvilket prosjekt den tilhørte. Dette skaper frustrasjon både i prosjektledelsen og hos økonomiavdelingen.
Ved å bruke et rekvisisjonssystem får bedriften full oversikt over alle innkjøp, med klare godkjenningsprosesser og dokumentasjon som følger hvert kjøp.
Hvorfor bruke rekvisisjonssystem i bygg og anlegg?
Et tydelig rekvisjonssystem er ikke bare en “ordensregel”, det er et praktisk verktøy som gir bedre flyt i prosjektene.
Mangel på rekvisisjonssystem kan medføre en rekke problemer
Manglende dokumentasjon
Uten et sporingssystem må man ofte lete gjennom e-poster eller muntlige avtaler for å finne ut hva som er bestilt . Dette koster tid og fører ofte til feilinformasjon.
Forsinket eller uklar godkjenning
Når godkjenning skjer manuelt eller via mange ledd, tar det ofte lengre tid å få varer levert, noe som kan forsinke fremdriften på byggeplassen.
Feilbestillinger
Uten tydelige beskrivelser i rekvisisjonen kan feil type produkt, feil mengde eller feil spesifikasjon bli bestilt. Dette medfører både ekstra kostnader og merarbeid.
Dårlig oversikt over fakturaer
Når det ikke finnes en direkte kobling mellom innkjøp og prosjekt, blir det vanskelig å matche fakturaer mot budsjettposter, noe som igjen kan føre til feil i regnskapet.
Med et digitalt rekvisisjonssystem som easyReq får man raske godkjenninger, full dokumentasjon og bedre innkjøpskontroll i bedrift.
Slik fungerer digital rekvisisjon med easyReq
easyReq gjør det enkelt å sende inn, godkjenne og spore rekvisisjoner. Alt skjer digitalt. Prosessen er laget for å være rask, intuitiv og tilgjengelig fra både mobil og PC.
Funksjoner i easyReqs rekvisisjonssytem
- Enkel innsending av rekvisisjon: Ansatte kan sende inn en forespørsel med noen få tastetrykk, inkludert beskrivelser, bilder eller spesifikasjoner av varen eller tjenesten de trenger.
- Automatiske varsler til ledere: Så snart en rekvisisjon sendes, får ansvarlig leder eller prosjektansvarlig beskjed. De kan godkjenne eller avvise direkte i appen, uten unødvendige e-poster.
- Full oversikt over alle innkjøp: Systemet lagrer informasjon om hvem som har bestilt, hva som er bestilt, til hvilket prosjekt og når. Dette gjør det enkelt å følge opp innkjøp senere.
- Sømløs kobling mot regnskap og prosjektstyring: Rekvisisjonsnummeret følger hele prosessen fra forespørsel til fakturabehandling, noe som sikrer korrekt bokføring og enklere revisjon.
Digital rekvisisjon på byggeplassen - 4 enkle steg til full kontroll
La oss ta et eksempel på hvordan digitale rekvisisjoner kan forbedre hverdagen:
- Registrering: En snekker oppdager at han trenger en ny boremaskin på prosjektet. Han åpner easyReq-appen og sender inn en rekvisisjon med produktnavn og spesifikasjoner.
- Godkjenning: Prosjektleder får umiddelbart varsel på mobilen, sjekker detaljer og godkjenner innkjøpet direkte i appen.
- Innkjøp: Snekker kan nå gå til innkjøp av ny boremaskin med trygghet om at det er budsjettgodkjent og dokumentert.
- Dokumentasjon: Fakturaen knyttes til rekvisisjonsnummeret i systemet, slik at både prosjektleder og økonomiavdelingen har full oversikt.
5 grunner til å ta i bruk digitale rekvisisjoner fra easyReq
Når man innfører et digitalt rekvisisjonssystem som easyReq, får man en rekke fordeler:
- Bedre innkjøpskontroll i bedrift: Alle innkjøp godkjennes før det skjer, slik at man unngår budsjettoverskridelser og impulskjøp.
- Tydelig ansvarsfordeling: Man vet alltid hvem som har kjøpt hva, og hvorfor.
- Mindre feil og misforståelser: Spesifikasjoner og behov beskrives i rekvisisjonen, noe som reduserer risiko for feilkjøp.
- Enklere kommunikasjon: Feltarbeidere, prosjektledere og administrasjon ser samme informasjon i sanntid.
- Dokumentasjon som tåler revisjon: All historikk lagres digitalt, noe som gjør regnskap og revisjon langt enklere.
Ofte stilte spørsmål om digital rekvisisjoner
Hva er en digital rekvisisjon?
En rekvisisjon er en intern forespørsel om kjøp av varer eller tjenester, sendt for godkjenning i et rekvisisjonssystem før selve innkjøpet gjennomføres.
Hva er forskjellen på rekvisisjon og bestilling?
Rekvisisjon skjer internt, ved at en ansatt ber om kjøp. Bestilling skjer eksternt, ved at kjøpet bestilles fra leverandør/butikk etter godkjenning.
Hvem godkjenner rekvisisjoner?
Vanligvis er dette jobben til en prosjektleder, avdelingsleder eller økonomiansvarlig.
Hvorfor er bruk av rekvisisjon viktig?
Fordi det gir kontroll, dokumentasjon og sporbarhet på alle innkjøp, samtidig som det reduserer risiko for feilkjøp og forsinkelser.
Vil du ha full kontroll på alle innkjøp?
Med easyReq får du et komplett digitalt rekvisisjonssystem utviklet for bygg- og anleggsbransjen.
Det gir deg full oversikt, sparer deg tid og eliminerer papirarbeid, samtidig som det sørger for at man holder budsjett og fremdriftsplaner på alle prosjekter, store som små.
Fyll ut skjemaet på nettsiden vår, så viser vi hvordan digital rekvisisjon kan effektivisere prosjektene i din bedrift.