Bygg- og anleggsprosjekter er ofte komplekse og mange aktører er ofte involvert på samme prosjektet, noe som betyr parallelle arbeidsprosesser og omfattende krav til koordinering. Tradisjonelle innkjøpsmetoder har en lei tendens til å skape flere utfordringer og kan føre til betydelig ineffektivitet. Foto: Shutterstock
Sist oppdatert: 05-12-2024 Norsk Byggebransje

Prinsipper for bedre innkjøp i bygg og anlegg

Innkjøpsprosesser spiller en kritisk rolle i suksessen til bedrifter innen bygg- og anleggsbransjen. 

Effektiv varebestilling og administrasjon av rekvisisjoner kan enkelte utgjøre forskjellen mellom en effektiv prosjektleveranse og kostbare forsinkelser. 

Ved å ta i bruk digitale rekvisisjonsløsninger kan bedrifter optimalisere prosessene sine, redusere kostnader og forbedre produktiviteten.

La oss ta en nærmere titt på prinsippene for bedre innkjøp og hvordan digitalisering kan gi bedrifter i bygg- og anlegg et konkurransefortrinn.

Utfordringer ved tradisjonelle innkjøpsprosesser

Bygg- og anleggsprosjekter er ofte komplekse og mange aktører er ofte involvert på samme prosjektet, noe som betyr parallelle arbeidsprosesser og omfattende krav til koordinering. 

Tradisjonelle innkjøpsmetoder har en lei tendens til å skape flere utfordringer og kan føre til betydelig ineffektivitet. Noen av de mest kritiske utfordringene ved tradisjonelle innkjøpsprosesser er: 

Manglende oversikt

Manuelle systemer tar ofte utgangspunkt i papirrekvisisjoner og separate regneark, noe som gjør det vanskelig å opprettholde en oppdatert oversikt over alle innkjøp. Informasjon kan bli spredt på tvers av ulike kanaler, noe som kan føre til:

  • Feilregistreringer eller tap av viktige dokumenter.
  • Manglende samsvar mellom rekvisisjonene og budsjett
  • Utilstrekkelig sporbarhet, som gjør det utfordrende å analysere tidligere kjøp eller evaluere leverandører.

Konsekvensen av dette er ofte forsinkelser og feilbestillinger som igjen gjør det nærmest umulig å kontrollere prosjektkostnadene.

Innkjøpsprosesser spiller en kritisk rolle i suksessen til bedrifter innen bygg- og anleggsbransjen.
Manuelle innkjøpssystemer krever mye administrasjon i et forsøk på å holde kontroll og oversikt over innkjøp. Det er tidkrevende å følge opp rekvisisjoner og øker risiko for menneskelige feil. Foto: Unsplash

Forsinkelser

Godkjenningsprosessen i tradisjonelle innkjøpssystemer kan være både tidkrevende og fragmentert. Ansatte må ofte vente på godkjenning fra prosjektledere som allerede er har alt for mye å tenke på i hverdagen. Dette kan føre til: 

  • Forsinkelser i leveranser som setter prosjektets tidsplan i fare.
  • Forstyrrelser i byggeaktivitetene på grunn av manglende materialer eller utstyr.
  • Manglende fleksibilitet for ansatte å håndtere endrede behov raskt.

Forsinkelser som dette kan raskt eskalere til kostbare prosjektoverskridelser og tap av kundetillit.

Kostnadsoverskridelser

Manglende kontroll og oversikt over løpende kostnader er en av de største risikoene ved tradisjonelle innkjøpssystemer. Feil i bestillinger eller manglende kontroll kan føre til:

  • Dobbeltbestillinger, hvor samme vare bestilles flere ganger uten at det var nødvendig.
  • Overbetaling for varer som kunne vært bestilt til en bedre pris.
  • Manglende kontroll over kostnadsbesparende muligheter, som for eksempel volumrabatter eller alternative leverandører.

Disse problemene svekker bedriftens økonomiske bærekraft og kan begrense muligheten til å investere i vekst eller andre kostnadsbesparende tiltak. 

Dobbeltarbeid

Manuelle innkjøpssystemer krever mye administrasjon i et forsøk på å holde kontroll og oversikt over innkjøp. Dette kan føre til:  

  • Gjentatt inntasting av samme informasjon på ulike plattformer.
  • Tidkrevende oppfølging av rekvisisjoner og oppdatering av status manuelt.
  • Økt risiko for menneskelige feil, som feil data eller manglende oppdateringer.

Ikke bare reduserer dette produktiviteten, men det kan også føre til at ledelse og ansatte tar  beslutninger basert på utdaterte eller unøyaktige data.

Fragmenterte prosesser

Uten et sentralisert system blir innkjøpsprosessene ofte fragmentert. Ulike avdelinger eller prosjektteam operere uavhengig av hverandre, noe som igjen kan resulterer i:

  • Inkonsistente prosedyrer og standarder.
  • Manglende deling av beste praksis og lærdom mellom prosjekter.
  • Redusert mulighet til å samle inn og analysere data på tvers av hele organisasjonen.

Ineffektivitet som dette gjør det vanskelig å oppnå en helhetlig og effektiv innkjøpsstrategi for bedriften. 

Behov for digitale innkjøpsløsninger

Tradisjonelle innkjøpsmetoder har klare begrensninger, spesielt i møte med kravene som gjerne stilles ved moderne bygg- og anleggsprosjekter. For å løse disse utfordringene trenger bedrifter digitale verktøy som kan:

  1. Automatisere rutineoppgaver og redusere administrativt arbeid.
  2. Forbedre synlighet og kontroll over hele innkjøpsprosessen.
  3. Integrere prosesser på tvers av avdelinger og prosjekter.
  4. Gi sanntidsdata og innsikt som støtter bedre beslutninger og korrekte innkjøp. 

Ved å erstatte manuelle og fragmenterte systemer med helhetlige digitale løsninger vil bedrifter innen bygg- og anleggsbedrifter både redusere kostnader, øke effektiviteten og oppnå bedre prosjektresultater.

Prinsipper for bedre innkjøp i bygg og anlegg

1. Standardisering av prosesser

Standardisering og digitalisering er grunnlaget for en effektive og oversiktlige innkjøpsprosess i enhver bedrift. Ved å implementere standardiserte retningslinjer kan bedrifter sikre:

  • Forutsigbarhet og nøyaktighet: Bruk av definerte maler for rekvisisjoner reduserer variasjon og risikoen for feil.
  • Strukturerte godkjenningsprosedyrer: Klare og tydelige prosedyrer for godkjenning av varebestillinger sikrer at alle kjøp er godt dokumentert og samsvarer med bedriftens målsettinger.
  • Helhetlig oversikt: Et felles system for rapportering og oppfølging gir bedre kontroll over prosjektkostnader og gjør det enklere å spore hvert innkjøp.

Digitalisering spiller en avgjørende rolle i standardisering. Digitale arbeidsflyter gir bedrifter fleksibilitet til å tilpasse og skalere innkjøp og varebestilling etter behov, samtidig som de opprettholder høy grad av konsistens.

Innkjøpsprosesser spiller en kritisk rolle i suksessen til bedrifter innen bygg- og anleggsbransjen.

2. Automatisering av rutineoppgaver

Automatisering er en nøkkelstrategi om målet er å redusere administrasjon og forbedre effektiviteten i innkjøpsprosessene. Digitale rekvisisjonsløsninger lar bedriften: 

  • Eliminere menneskelige feil: Automatisert dataregistrering og validering reduserer risikoen for feil.
  • Akselerere prosessene: Rekvisisjoner kan behandles raskere, fra opprettelse til godkjenning, uten flaskehalser.
  • Frigjøre ressurser: Ansatte kan fokusere på kjerneoppgaver som krever menneskelig innsikt, i stedet for repetitivt administrativt arbeid.

Et eksempel på dette er automatisert kostnadsestimering. Dette gir prosjektledere oppdatert data i sanntid og full oversikt over kostnader og bedre budsjetthåndtering.

Ved å implementere digitale innkjøpsløsninger kan bedrifter oppnå betydelig økning i produktivitet.

3. Bedre kontroll og oversikt

God oversikt og kontroll er avgjørende for en effektiv innkjøpsprosess. Digitale systemer gir sanntidsdata og mulighet for:

  • Sporing og revisjon: Spor alle rekvisisjoner fra opprettelse til levering og identifiser flaskehalser.
  • Analyser og optimaliser: Bruk innsikt i leverandørvalg, priser og leveringstider for å ta bedre beslutninger.
  • Forhindre kostnadsoverløp: Identifiser ineffektive prosesser og finn muligheter for kostnadsbesparelser ved å bruke detaljerte analyser.

Digitale løsninger styrker bedriftens beslutningsgrunnlag og gir ledelsen bedre verktøy til å drive strategisk innkjøpsstyring.

4. Samarbeid mellom avdelinger

Effektiv kommunikasjon og samarbeid på tvers av avdelinger er en forutsetning for vellykket innkjøpsstyring. Digitale rekvisisjonsløsninger legger grunnlag for:

  • Deling av informasjon: Alle involverte team kan enkelt få tilgang til oppdaterte data om pågående og planlagte innkjøp.
  • Rask problemløsning: Potensielle misforståelser mellom innkjøpsavdelingen, prosjektledere og byggeplasser reduseres ved å delta data i sanntid.
  • Bedre beslutningstaking: Samhandling mellom ulike avdelinger sikrer at alle aspekter av prosjektet vurderes før avgjørelser tas.

Ved å bryte ned siloer og legge til rette for samarbeid, kan bedrifter redusere risikoen for forsinkelser og sikre en mer strømlinjeformet innkjøpsprosess.

5. Fleksibilitet og tilgjengelighet

Byggeplasser er dynamiske arbeidsplasser og kravene kan endre seg raskt. Digitale løsninger for innkjøp gir ansatte muligheten til å:

  • Arbeide fra hvor som helst: Opprett og godkjenn rekvisisjoner direkte fra mobilen, noe som er spesielt nyttig for ansatte ute på byggeplass. 
  • Redusere forsinkelser: Sikre at varebestillinger behandles umiddelbart, selv når nøkkelpersoner ikke er fysisk til stede.
  • Tilgang til oppdatert informasjon: Sørge for at alle involverte har sanntidsdata om status og tilgjengelighet.

Denne fleksibiliteten gjør det enklere å møte prosjektkravene, samtidig som man holder seg innenfor tids- og kostnadsrammer.

Fordelene ved digitale rekvisisjoner

Digitalisering av innkjøp gir betydelige fordeler for bedrifter i bygg- og anleggssektoren, hvor effektivitet og presisjon er avgjørende for prosjektets fremdrift. Noen av de viktigste fordelene er:

1. Tidsbesparelser

I bygg- og anleggsprosjekter, hvor tidsplaner ofte er stramme, vil automatisering av innkjøp være en gamechanger. Med digitale løsninger kan:

  • Rekvisisjoner behandles raskere, fra opprettelse til godkjenning.
  • Prosjektledere og innkjøpsansvarlige redusere administrativt arbeid og kan fokusere på kjerneoppgaver som prosjektstyring, og oppfølging av byggearbeidet.
  • Leveranser til byggeplasser skje mer effektivt, ettersom systemet automatisk oppdaterer status og varsler involverte parter.

En digital innkjøpsløsning kan redusere tiden brukt på rekvisisjoner med opptil 50 %, noe som bidrar til å unngå forsinkelser som kan påvirke prosjektets fremdrift.

2. Reduserte kostnader

Kostnadskontroll er avgjørende i bygg og anlegg, hvor marginene kan være små og budsjettoverskridelser kostbare. Digitale rekvisisjonsløsninger bidrar til:

  • Mindre feilkjøp: Ved å sikre at alle rekvisisjoner er nøyaktig spesifisert og godkjent, kan man unngå overflødige eller feilaktige bestilling av utstyr og materialer.
  • Optimalisering av leverandørvalg: Data og historikk gjør det lettere å identifisere kostnadseffektive leverandører og forhandle bedre avtaler.
  • Reduksjon i administrasjonskostnader: Automatiserte prosesser eliminerer tidkrevende manuelle oppgaver, som gir lavere administrasjonskostnader og bedre utnyttelse av ressurser.

Ved å samle og analysere innkjøpsdata kan bygge- og anleggsbedrifter oppnå bedre økonomisk styring og redusere prosjektkostnader.

3. Bedre beslutningsgrunnlag

Byggeprosjekter krever kontinuerlig beslutningstaking, ofte basert på komplekse og varierende faktorer. Digitale systemer gir bedriften verdifull innsikt som styrker beslutningsprosessen, inkludert:

  • Bruk av historiske data: Identifiser trender og mønstre for å optimalisere fremtidige innkjøp og forhandlinger med leverandører.
  • Sanntidsoversikt: Gi prosjektledere og beslutningstakere tilgang til oppdaterte rapporter, noe som gjør det enklere å vurdere prosjektets status.
  • Identifisering av flaskehalser: Ved å analysere ineffektive prosesser kan man forbedre arbeidsflyten og eliminere forsinkelser.

Denne typen innsikt gir ledelsen mulighet til å håndtere utfordringer raskere og mer effektivt, samtidig som det bidrar til bedre prosjektresultater.

4. Miljøvennlige prosesser

Bygg- og anleggssektoren har et stort ansvar når det gjelder bærekraft og det grønne skiftet. Digitale rekvisisjoner spiller en viktig rolle også når bedrifter vil redusere miljøpåvirkningen ved å:

  • Redusere papirbruk: Overgangen til digitale systemer eliminerer behovet for trykte skjemaer og rapporter.
  • Optimalisere transport: Ved å planlegge leveranser smartere kan man redusere antall transporter og dermed senke CO₂-utslippene.
  • Bedre ressursbruk: Mer effektiv innkjøpsstyring sikrer at kun nødvendige materialer bestilles, noe som reduserer avfall og overskuddsmaterialer.

Disse tiltakene forbedrer ikke bare miljøprofilen, men styrker også bedriftens omdømme og samfunnsansvar overfor kunder, og samarbeidspartnere.

5. Økt fleksibilitet på byggeplassen

Bygg- og anleggsprosjekter krever fleksible løsninger og digitale rekvisisjoner vil gi de ansatte:
Mobil tilgang: Rekvisisjoner kan opprettes og godkjennes fra mobile enheter, noe som gjør det enklere for byggeplassansatte å håndtere uforutsette behov.

  • Sanntidskoordinering: Alle involverte parter har tilgang til oppdaterte data, noe som forbedrer kommunikasjonen mellom byggeplassen, lageret og hovedkontoret.
  • Rask reaksjonstid: Prosesser som tidligere kunne ta dager, kan nå håndteres på minutter, og sikrer at byggearbeidet ikke stopper opp på grunn av forsinkede innkjøp.

Denne fleksibiliteten bidrar til å holde prosjektene i rute, selv når uforutsette utfordringer oppstår.

Aptly Tilvalgsportal - Digitalisert tilvalgs tjeneste ved boligkjøp

Hvordan fungerer digitale innkjøp i praksis?

Digitale løsninger er utformet for å gjøre innkjøpsprosessen enkel, rask og gjennomsiktig. Dette inkluderer:

Opprettelse av rekvisisjon

I bygg- og anleggsprosjekter hvor tidsstyring og presisjon er avgjørende, er opprettelse av rekvisisjoner en kritisk oppgave. Digitale løsninger gjør denne prosessen enkel og effektiv:

  • Valg av prosjekt: Ansatte kan spesifisere hvilket prosjekt bestillingen gjelder for, noe som sikrer at alle kostnader er korrekt tilordnet. Dette er særlig viktig i store prosjekter med flere samtidige aktiviteter.
  • Produktspesifikasjon: Brukeren kan legge inn detaljer om nødvendige materialer eller utstyr, inkludert mengder og estimert kostnad. Dette hjelper prosjektledelsen med å opprettholde kontroll over materialforbruket og budsjettet.
  • Dokumentasjon: Eventuelle vedlegg, som tilbud fra leverandører eller tekniske spesifikasjoner, kan legges ved rekvisisjonen. Dette sikrer at all relevant informasjon er tilgjengelig for godkjennings- og bestillingsprosessene.

En brukervennlig mobilapp gjør det mulig for ansatte ute på byggeplassen å opprette rekvisisjoner direkte, dette reduserer forsinkelser og forenkler kommunikasjonen med kontoret.

Godkjenning

Godkjenningsprosessen er ofte en flaskehals i tradisjonelle innkjøpssystemer. Digitale innkjøpsløsninger gjør dette langt mer smidig:

  • Gjennomgang av spesifikasjoner: Prosjektlederen eller en annen ansvarlig person mottar automatisk rekvisisjonen for gjennomgang. Dette inkluderer detaljer som produktspesifikasjoner, mengder og kostnadsestimater.
  • Budsjettkontroll: Systemet hjelper med å kontrollere at forespørselen er i tråd med prosjektets budsjett, noe som reduserer risikoen for økonomiske overskridelser.
  • Enkel godkjenning: Ved hjelp av digitale verktøy kan godkjenning eller avvisning gjøres med et enkelt klikk, inkludert muligheten til å legge til kommentarer eller foreslå justeringer.

Automatiserte og transparente prosesser sikrer rask behandling av rekvisisjoner og holder byggeprosjektene på rett spor.

Bestilling og oppfølging

Når rekvisisjonen er godkjent, går bestillingsprosessen sømløst videre til leverandøren. Digitale verktøy gir flere fordeler som er spesielt relevante for bygg- og anleggsbransjen:

  • Automatisert bestilling: Godkjente rekvisisjoner kan automatisk sendes til leverandørene, noe som reduserer manuelt arbeid og minimerer risikoen for feil.
  • Full sporbarhet: Alle involverte parter har tilgang til informasjon om bestillingens status, inkludert forventet leveringsdato. Dette hjelper byggeledere med å planlegge ressursbruk og unngå forsinkelser.
  • Sanntidsoppdateringer: Leveranseinformasjon oppdateres kontinuerlig i systemet, slik at teamene alltid har oversikt over fremdriften.

Ved å kombinere automatisering, sporbarhet og sanntidsdata gjør digitale løsninger for innkjøp det mulig å opprettholde høy effektivitet, samtidig som man minimerer risikoen for stopp i byggearbeidet.